PT ReedFOX Ultimate Indonesia (“ReedFOX”, “Kami”) menghargai privasi siapapun yang mengunjungi situs kami atau menghubungi kami mengenai layanan keselamatan kebakaran. Kebijakan ini menjelaskan terkait dengan data pribadi yang akan kami terima, alasan kami menggunakannya, pihak yang membantu kami memprosesnya, dan cara Anda mengajukan permintaan terkait data Anda.
Alamat ReedFOX:
The City Resort Residence
Jl. Boulevard Raya, Miami Blok A No. 10
Cengkareng Timur, Cengkareng
Jakarta Barat 11730.
Kontak Privasi:
Email: halo@reedfox.id
Telepon: +62 (21) 3876-4321
1. Cakupan
Kebijakan ini berlaku ketika Anda berinteraksi dengan ReedFOX melalui situs reedfox.id dan formulirnya, WhatsApp resmi ReedFOX setelah layanan tersebut aktif, telepon, email, dan saluran komunikasi lain yang digunakan untuk pertanyaan, penawaran, dan pelaksanaan layanan. Setelah WhatsApp Business Platform dan Heyfox! aktif, pesan yang Anda kirim melalui WhatsApp dapat dikelola melalui pusat pesan Heyfox! dan dicatat dalam sistem ReedFOX Enterprise & Operation Gateway (REOG).
2. Data yang Kami Proses
Sesuai kebutuhan interaksi dan pekerjaan, kami dapat memproses nama dan jabatan narahubung, nama perusahaan, alamat, nomor telepon atau WhatsApp, alamat email; isi percakapan, isian formulir, dan informasi kebutuhan layanan; jenis, kapasitas, jumlah, lokasi, dan kondisi peralatan; serta foto, video, atau berkas yang Anda kirim terkait permintaan atau pelaksanaan pekerjaan. Apabila transaksi dilanjutkan, kami juga dapat memproses informasi yang tercantum dalam penawaran, kontrak, surat perjanjian kerjasama (SPK), dokumen penagihan, dokumen pelaksanaan, dan laporan pekerjaan. Saat Anda mengakses situs, kami dan penyedia alat situs juga dapat menerima data teknis, seperti alamat IP, jenis perangkat/peramban, halaman yang dikunjungi, serta pengenal cookies, sesuai pengaturan situs. Jangan mengirim dokumen identitas pribadi atau data sensitif lain kecuali kami memintanya untuk keperluan yang jelas.
3. Tujuan dan Dasar Pemrosesan
Kami menggunakan data Anda untuk menjawab pertanyaan, memahami kebutuhan Anda, menyiapkan dan menyampaikan materi atau surat penawaran, menindaklanjuti permintaan Anda, menyusun dan melaksanakan kontrak atau SPK, mengatur pekerjaan dan dukungan pelanggan, menyimpan catatan transaksi, mengukur penggunaan situs dan efektivitas iklan sesuai pilihan cookies Anda, menjaga keamanan sistem, serta memenuhi kewajiban hukum. Dasar pemrosesannya dapat berupa permintaan Anda sebelum perjanjian, pelaksanaan perjanjian, kewajiban hukum, kepentingan sah yang memperhatikan hak Anda, atau persetujuan Anda apabila diperlukan untuk tujuan tertentu.
Apabila Anda menyetujui untuk menerima materi atau surat penawaran harga melalui WhatsApp, kami menggunakan persetujuan tersebut untuk menyampaikan materi atau penawaran yang diminta dan tindak lanjut yang terkait. Persetujuan untuk menerima penawaran tidak otomatis berarti persetujuan menerima pesan promosi umum. Saat ini ReedFOX tidak mengirim kampanye promosi WhatsApp. Jika kelak kami mengadakannya, kami akan menjelaskan jenis pesan dan memperoleh izin yang sesuai sebelum mengirimkannya. Anda dapat meminta penghentian pesan lanjutan melalui kontak di atas; permintaan tersebut akan kami catat dan hormati.
4. Penanganan Percakapan oleh AIRCC Staff
Dalam layanan WhatsApp resmi yang kami operasikan, Heyfox! akan mengelola pesan masuk dan meneruskan tugas percakapan kepada AIRCC Staff. AIRCC Staff dijalankan melalui Hermes, dengan rencana koneksi ke layanan model OpenAI menggunakan autentikasi ChatGPT OAuth yang didukung Hermes. Untuk memahami pesan dan menyiapkan jawaban, bagian percakapan dan konteks yang diperlukan dapat dikirim kepada penyedia model tersebut. Karyawan ReedFOX yang berwenang dapat memeriksa percakapan, mengambil alih, atau menangani permintaan yang memerlukan keputusan manusia. Akses ke percakapan dibatasi sesuai tugas masing-masing.
5. Penyimpanan dan Pembagian Data
Percakapan dan data Anda akan tersimpan ke dalam ReedFOX Enterprise & Operation Gateway (REOG); selanjutnya pusat pesan Heyfox! yang akan menangani pesan Anda melalui WhatsApp resmi. Foto, video, dan berkas media terkait pekerjaan akan disimpan oleh layanan Cloudflare R2. Pengiriman pesan WhatsApp melibatkan layanan WhatsApp Business Platform/Meta; bantuan AIRCC Staff melibatkan OpenAI; formulir dan fitur situs dapat melibatkan penyedia hosting dan alat analitik/iklan yang terpasang. Kami dapat memberikan akses terbatas kepada karyawan, penyedia teknologi, atau mitra pelaksana yang memerlukannya untuk tujuan di atas, dengan pengamanan dan pengaturan yang sesuai. Kami tidak menjual data pribadi Anda.
Penyedia layanan dapat memproses data di lokasi yang berbeda dari Indonesia. Apabila terjadi transfer data pribadi lintas negara, ReedFOX akan menerapkan persyaratan pelindungan yang berlaku.
6. Formulir dan Cookies Situs
Formulir di reedfox.id digunakan untuk menerima pertanyaan atau permintaan layanan; data yang Anda isi diproses untuk menanggapi permintaan tersebut. Situs kami juga menggunakan cookies atau teknologi sejenis untuk fungsi situs, pengukuran kunjungan, dan pengukuran atau penayangan iklan. Cookies tertentu dapat berasal dari penyedia layanan pihak ketiga. Anda dapat mengatur cookies melalui pengaturan peramban dan, apabila tersedia, pilihan cookies pada situs. Membatasi cookies tertentu dapat memengaruhi sebagian fungsi situs.
7. Keamanan
Kami membatasi akses pada orang atau sistem yang memerlukannya untuk menjalankan tugas, serta menerapkan pengamanan teknis dan organisasi yang sesuai. Tidak ada sistem elektronik yang sepenuhnya bebas risiko; jika Anda melihat penyalahgunaan yang berkaitan dengan data Anda, hubungi kami melalui kontak privasi di atas.
8. Masa Simpan dan Penghapusan
Kami menyimpan data selama diperlukan untuk tujuan yang dijelaskan di atas, termasuk pelaksanaan pekerjaan, penanganan pertanyaan atau sengketa, serta kewajiban penyimpanan menurut hukum. Setelah masa simpan berakhir, data akan dihapus, dianonimkan, atau ditangani sesuai kewajiban hukum. Rincian jangka waktu di bawah merupakan usulan dan baru boleh dipublikasikan setelah ReedFOX menyetujui serta dapat menjalankannya di seluruh sistem dan cadangan data:
Pertanyaan/prospek yang tidak berlanjut menjadi pelanggan: 24 bulan sejak interaksi terakhir.
Percakapan pelanggan dan catatan pekerjaan: 5 tahun sejak pekerjaan/transaksi terakhir, kecuali diperlukan lebih lama karena keberlanjutan kerjasama, sengketa atau kewajiban hukum.
Kontrak, SPK, penawaran yang diterima, faktur, dan dokumen transaksi: Sesuai ketentuan hukum dan kebutuhan pembuktian yang berlaku; jangka waktu pastinya ditetapkan dalam jadwal retensi internal.
Foto/video dan berkas pekerjaan: 5 tahun sejak pekerjaan selesai, kecuali terkait kontrak atau sengketa yang memerlukan penyimpanan lebih lama.
Cadangan data: Mengikuti siklus cadangan yang ditetapkan secara internal; penghapusan pada cadangan mengikuti siklus tersebut dengan pembatasan akses.
9. Hak dan Permintaan Anda
Anda dapat menghubungi halo@reedfox.id atau 0813-8181-0220 untuk meminta informasi atau akses atas data pribadi Anda, memperbaiki data yang keliru, menarik persetujuan untuk tujuan yang bergantung pada persetujuan, meminta penghentian pesan, atau meminta penghapusan data sesuai ketentuan yang berlaku. Cantumkan nama, kontak yang digunakan untuk berhubungan dengan ReedFOX, dan permintaan Anda. Kami dapat meminta verifikasi yang wajar agar data tidak diberikan atau dihapus atas permintaan orang lain. Sebagian data mungkin perlu tetap disimpan untuk memenuhi kewajiban hukum, melaksanakan kontrak, atau menangani sengketa; kami akan menjelaskan alasannya jika permintaan tidak dapat dipenuhi seluruhnya.
10. Perubahan Kebijakan
Kami dapat memperbarui kebijakan ini ketika layanan, sistem, atau kewajiban kami berubah. Tanggal pembaruan akan dicantumkan di bagian atas laman dan, apabila diperlukan, perubahan yang berdampak pada pemrosesan data akan kami sampaikan melalui saluran yang sesuai.
Dengan menggunakan layanan di Situs maka Pengguna telah membaca, mengerti, mematuhi dan menyetujui Kebijakan Privasi ini dan seluruh syarat–syarat dan ketentuan-ketentuan yang berlaku di Situs.
